Trois fichiers, trois jours : préparer vos cartes et vos services

Une mise en service ne devrait pas immobiliser votre équipe pendant des semaines. Avec trois fichiers bien préparés, votre hôtel est en ligne trois jours après les avoir remis.

Beaucoup de projets numériques s’enlisent dans les hôtels avant d’avoir servi. L’outil n’est pas en cause : sa mise en place demande des réunions, des accès informatiques, des saisies interminables, et en pleine saison personne n’a le temps.

Nous avons pris le problème à l’envers. HOTELLA vous demande trois fichiers, rien de plus, et notre équipe s’occupe du reste.

Chambres, catalogue, programme

Le premier fichier est la liste de vos chambres telle que votre équipe la connaît : numéros, étages, catégories. Les suites et les villas y figurent sous leur nom si vous en utilisez un. Ce fichier permet à chaque demande d’arriver avec le bon numéro de chambre, sans ambiguïté.

Inutile de le mettre en forme. Un export de votre outil actuel ou le tableau tenu par la réception suffit largement.

Le deuxième fichier est votre catalogue. Il rassemble tout ce que le client peut commander ou réserver : la carte du room service, celle du bar de la piscine, les soins du spa, les demandes au ménage, les transferts. Chaque ligne porte un nom, une description courte et, si vous le souhaitez, un prix. Le catalogue est importé depuis un fichier Excel.

Le troisième fichier est votre programme. Il décrit ce qui rythme le séjour : horaires du petit-déjeuner, ouverture de la piscine, animations, soirées à thème, activités pour les enfants. C’est la matière qui permet à l’assistant de répondre juste quand un client demande à 22 h si le bar de la plage est encore ouvert.

Des fichiers qui vivent avec votre hôtel

Le catalogue est le fichier qui bougera le plus. Quand votre chef change la carte du restaurant pour l’été, vous mettez à jour le tableau, un import suffit, et la nouvelle carte est en ligne. Vous n’appelez personne et vous n’attendez aucune mise à jour.

La même logique vaut pour le soin d’été lancé par le spa, le brunch du dimanche ou le transfert vers le golf ajouté en cours de saison. Ce que votre équipe sait déjà gérer dans un tableau, elle sait le mettre en ligne.

Le programme mérite la même attention. Plus il est précis, moins votre réception reçoit d’appels pour des questions simples. Une heure d’écriture ici épargne des semaines de répétitions au téléphone. Prévoyez simplement de le relire à chaque changement de saison.

Pourquoi trois jours suffisent

Une fois les trois fichiers remis, la configuration et l’import sont pris en charge par notre équipe et inclus. Trois jours plus tard, votre hôtel est en ligne : les QR codes peuvent être posés en chambre, et vos équipes reçoivent leurs premières demandes dans Hotella Pilot.

HOTELLA fonctionne de façon autonome, sans toucher à votre informatique. Une liaison avec votre PMS s’étudie hôtel par hôtel, si elle a du sens pour vous, mais elle n’est pas une condition de départ. Vous commencez donc sans attendre la disponibilité de votre éditeur ou de votre prestataire.

Le meilleur moyen d’en juger est de voir un catalogue prendre forme à l’écran. Une démonstration vous montre le parcours complet, du fichier Excel jusqu’à la commande reçue en cuisine.